GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. Pengertian dan Peranan SIM
Bagi orang yang belum pernah belajar tentang Sistem Informasi Manajemen (SIM), sering sekali pengertian SIM menjadi rancu dengan pengolahan data. Untuk memberikan pengertian yang benar tentang SIM, berikut ini diberikan beberapa definisi:

Data Processing (Pengolahan Data): adalah manipulasi atau transformasi
simbul-simbul sebagai bilangan-bilangan dan huruf-huruf untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Pengolahan data mencakup semua kegiatan yang termasuk didalam mempertahankan akurasi dan rekor yang up-todate dari operasi suatu perusahaan. Pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, manipulasi data menjadi bentuk yang berguna, menyimpan data sampai digunakan kembali, dan menghasilkan dokumen-dokumen yang dapat digunakan oleh perorangan ataupun kelompok, baik dari dalam maupun luar perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM): adalah sistem formal dan informal yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa depan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasi perusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manajer atau
karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.

Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System=DSS):
merupakan sistem yang berbasis komputer yang diharapkan untuk
digunakan oleh manajer tertentu atau sekumpulan manajer pada setiap level organisasi dalam pembuatan keputusan sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang semi-struktural.

Otomatisasi Perkantoran (Office Automation=OA): mencakup semua
sistem formal dan informal yang pada intinya menekankan pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang dalam perusahaan.

Experts System (ES): adalah program komputer yang berfungsi sama seperti keahlian manusia, memberikan saran pada pemakai bagaimana memecahkan suatu masalah.

Manajemen Informasi

Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi.Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga. Jenis-jenis Sumberdaya Informasi:

Manusia

Material

Mesin (termasuk fasilitas dan enerji)

Uang

Informasi (termasuk data)
Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat
digunakan secara efektif.

Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik, dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuknya, disebut sumberdaya konseptual.

Manajemen Sumberdaya
Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.Setelah sumberdaya disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkanpenggunaannya, meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agarberfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumberdaya ini pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer bukan saja mengelola sumberdaya fisik, tetapi juga sumberdaya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian dipastikan siapa yang layak memperoleh informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikan dengan yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini: memperoleh informasi, menggunakan secara efektif, dan membuangnya pada
saat yang tepat disebut manajemen informasi.

2. SIM Dimata Pemakai
Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen
informasi belakangan ini karena dua alasan: (1) kegiatan bisnis semakin
kompleks, dan (2) kemampuan komputer semakin baik.

Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat, karena:

Pengaruh ekonomi internasional

Persaingan dunia

Kompleksitas teknologi yang meningkat

Batas waktu yang singkat

Kendala-kendala sosial.

Kemampuan komputer yang semakin baik:

Dalam tahun 1950-an dan 60-an ukuran komputer besar dan kecepatan
lambat dan hanya boleh disentuh para spesialis.

Sekarang pemakai mungkin hanya menggunakan terminal atau PC di
ruangan, ada jaringan dan pemakai tahu cara menggunakannya

Pemakai memandang komputer sebagai peralatan kantor yang dibutuhkan

Siapakah Para Pemakai?
Pada awalnya pemakai output komputer adalah adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Para pemakai komputer meliputi: manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasiorganisasi dalam lingkungan perusahaan.

Tingkatan manajemen adalah tingkat perencanaan strategis, seperti direktur dan para wakil direktur. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala devisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen. Dan manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia, dan pimpinan proyek yang bertanggung jawab pada pelaksanaan rencana-rencana tingkat yang lebih tinggi disebut tingkat pengendalian operasional.

Manajer dan Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi sistem lingkaran terbuka dan lingkaran tertutup.

Sistem lingkaran terbuka adalah suatu sistem tanpa kontrol, lingkaran balik, dan tujuan. Sebaliknya sistem lingkaran tertutup adalah sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik).

3. Perkembangan Konsep SIM
Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

Fokus Awal pada Data
Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven
bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan
umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi
akuntansi.

Nama untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing=EDP). Istilah EDP tidak lagi
populer dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan
istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information System untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

Fokus Baru pada Informasi
Tahun 1964 diperkenalkan alat penghitung generasi komputer. Komputer
baru ini menggunakan sirkuit silikon sehingga daya proses lebih besar.

Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari
bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini banyak diterima perusahaan besar. Perkembangannya tidak mulus, karena: (1) kurangnya pengetahuan
tentang komputer, (2) kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, (3) peralatan komputer mahal dan terbatas, dan lain-lain. Kesalahan secara khusus adalah sistem tersebut terlalu ambisius.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan
Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir saat perusahaan-perusahaan berjuang dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan
informasi di Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan
pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem
Pendukung Keputusan (Decision Support System = DSS).
Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS
dan SIM. Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan
komputer dan jika memang demikian bagaimana?.
SIM adalah suatu sumberdaya organisasional. SIM dimaksudkan untuk
menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara
umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer
secara khusus.

Fokus Sekarang pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain: otomatisasi kantor (office automation = OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA dimulai pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mentik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik. Operasi pentikan ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word
processing). OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh
(teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic
calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Fokus Potensial pada Konsultasi
Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial
intelligence = AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa
bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran
logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar
(expert system = ES) yang paling banyak mendapatkan perhatian.

(sumber : http://deeeveee.wordpress.com/2009/11/28/gambaran-umum-sistem-informasi-manajemen/ )