1. Aplikasi Siklus Pendapatan Dan Pengeluaran

A.Ruang Lingkup

*SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

pendapatan bertujuan untuk mengfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh ko Aplikasi siklus pendapatan

-Siklus pendapatan memproses transaksi akuntansi yang mencatat empat peristiwa ekonomi : permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran.

-Pada siklus pendapatan, sistem yang terkomputerisasi menggunakan empat sistem aplikasi :

· Aplikasi entri pesanan.

· Aplikasi Pengiriman.

· Aplikasi pengajuan rekening.

· Aplikasi tanda terima kas.nsumen.

Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :

1.Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat

2.Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

3.Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

4.Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar

5.Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat .

6.Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.

7.Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

8.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

*SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan.

Aplikasi siklus pengeluaran

-Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

-Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :

· Aplikasi pembelian.

· Aplikasi penerimaan.

· Aplikasi surat bukti.

· Aplikasi disbursemen kas.

Beberapa aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran :

a)Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

MRP (material requirement planning)

- Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

JIT (just in time)

- Sistem JIT bersaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

b)Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

- Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

Memutuskan apakah menerima pengiriman

- Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan:

Entri pesanan penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

- Mengambil pesanan dari pelanggan

- Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

- Memeriksa ketersediaan persediaan

Pengiriman proses ini terdiri dari dua tahap:

- Mengambil dan mengepak pesanan

- Mengirim pesanan tersebut

Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

- Penagihan ke para pelanggan

- Memelihara data piutang usaha

- Penagihan Kas

- Penagihan kas

Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

- Menangani kiriman uang pelanggan

- Menyimpannya ke bank.

B. BATASAN DFD

Contoh gambar DFD dibawah ini :

SIKLUS PENGELUARAN Dalam DFD

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi

Pembelian

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

Gudang/Bagian Lain

Pembelian

Penerimaan

Hutang Dagang

Kasir/Pembayaran

Gudang

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

Bagian Penerimaan

Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.

Bagian Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

Bagian Kasir

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE

Pengumpulan data

Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.

Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

Pemrosesan awal data

Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.

Pemrosesan lanjut

Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.

Update data

Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.

Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).

Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).